מקום לאירוע, תמונות וצלמים, אוכל והסעדה, להזמין אומנים מיוחדים כדי לבדר את כל המוזמנים...למי יש סבלנות להתעסק עם זה? מרבית המחשבות אמנם חגות סביב האירוע הגדול והמיוחד שחייבים לחגוג אותו באופן מיוחד ובלתי נשכח, אולם לא תמיד יש זמן, כישרון או סבלנות להתעסק עם זה, לעמוד בתקציב ולהכנס ללחץ נוראי לפני חתונה למשל, רק בגלל שהאטרקציות לחתונה בוטלו או לקייטרינג יש סיבות להתעכב. כשיש מנצח אחד על כל התזמורת, אפשר להפיק מהאירוע את המטעמים הטובים ביותר, וזה גם תחת תקציב מוגבל.

להתחיל מ – א´, משם הכול יזרום
אם מתחילים מהיסוד ובאופן מקצועי כשחושבים על כל השלבים בהפקת האירוע – כולל "תוכנית ב´" למקרה שבו "תוכנית א´" יורדת מהפרק.זו הסיבה שרצוי לשמוע מה יש לחברת הפקות להציע, שיש לה רזומה עשיר של הפקות מכל הסוגים ובכל סדר גודל. רצוי לקבל המלצות מאנשים שמכירים, לקבל טלפונים מלקוחות מנוסים או להצטרף לאירוע מופק בקרוב.

מה לבדוק במפגש?
התחילו מהפרטים הבסיסיים הקטנים אולם הנחוצים ביותר – האם יש לעסק רישוי וכמה ניסיון מאחוריו. מי יהיה המפיק הישיר של האירוע, והאם הוא הפיק אירועים בסדר גודל דומה לזה שלכם. את התכונות שלו תוכלו למצוא דרך היחס שלו לדברים – אסרטיביות, יצירתיות ומציאת פתרונות "מבריקים" הם שטח המיומנות שלו, בקשו ממנו דוגמאות לאירועים עליהם התגבר ביצירתיות.

תקשורת, אולי לפני הכול
רבים נוטים לזלזל בתקשורת שמול המפיק. המשמעות של שכירת חברת הפקות כדי לעשות הפקת אירוע ילדים למשל היא שההתקשרות מולו אורכת לא רק בזמן האירוע, אלא ישנו צינור תקשורת בלתי פוסקת מזמן הזמנת השירות ועד לאירוע, לכן יחסי אנוש והוגנות אלו שני דברים בסיסיים וקריטיים בבחירת מפיק לאירוע.